Instansi pemerintahan, lembaga atau swasta tidak lepas memiliki hubungan dengan pihak luar alias eksternal. Untuk berhubungan dengan pihak luar biasanya karyawan yang dilegasikan menggunakan contoh surat dinas.
Surat ini pun dikeluarkan dengan tujuan beragam seperti sebagai undangan, teguran, pengumuman, serta tujuan lainnya. Buat kamu yang belum tahu formatnya seperti apa, yuk simak ulasan lengkap tentang surat dinas berikut ini:
Pengertian surat dinas
Adapun definisi surat dinas adalah sebuah surat yang dibuat dengan bahasa formal dari suatu instansi baik pemerintah maupun swasta, di mana surat tersebut memiliki tujuan kedinasan antar instansi atau lembaga. Karena sifatnya kedinasan, dalam pembuatan surat dinas harus mengacu pada Standar Surat Resmi yang menggunakan bahasa resmi sesuai EYD.
Fungsi Surat Dinas
Sebelum membahas contoh surat dinas, kita pahami terlebih dahulu fungsinya. Surat dinas itu sendiri berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. Namun, secara khusus fungsi surat dinas ada tiga, yaitu:
1. Pedoman kerja
Surat dinas biasa dipergunakan untuk pedoman kerja mulai dari pemberian instruksi kerja, izin kegiatan, dan lainnya. Surat dinas untuk pedoman kerja ini berbentuk surat izin atau surat keputusan.
2. Alat bukti otentik
Surat dinas berfungsi sebagai bukti otentik tertulis hitam diatas putih, terutama pada surat perjanjian. Selain itu surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan sebagai bukti sejarah. Contohnya surat tentang perubahan dan perkembangan sebuah instansi, yuridis dan administratif.
3. Sarana pengingat
Surat dinas berfungsi sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan sehingga dapat dilihat kembali saat diperlukan di lain waktu.
Ciri-ciri surat dinas resmi
Surat dinas tentu memiliki karakteristik berbeda bila dibandingkan dengan surat lainnya. Berikut adalah beberapa ciri khusus dari surat dinas:
1. Memiliki kop surat khusus
Surat dinas selalu memiliki kop surat yang berada di bagian kepala surat. Kop ini berfungsi untuk menunjukkan dari instansi mana surat ini berasal.
2. Memiliki nomor surat
Selain kop surat, dalam surat dinas selalu terdapat nomor surat. Setiap surat dinas yang keluar akan dicatat dalam buku administrasi instansi penerbit surat dinas berdasarkan nomor. Fungsi penomoran ini erat kaitannya dengan tertib administrasi di instansi tersebut.
3. Menggunakan bahasa baku dan resmi
Ciri lain adalah surat ini selalu menggunakan bahasa baku dan resmi. Oleh karena surat ini ditujukan untuk instansi lainnya demi menunjukkan kesopanan dan profesionalisme, dipergunakan bahasa baku dan resmi.
4. Dilengkapi stempel atau cap dari instansi pengirim
Surat dinas selalu dilengkapi atau mencantumkan stempel atau cap dari instansi pengirim surat dinas. Seperti halnya kop surat, fungsi stempel bertujuan menginformasi instansi yang menerbitkan surat dinas tersebut.
Syarat-syarat surat dinas
Untuk menulis surat dinas, ada beberapa syarat yang perlu diperhatikan. Meskipun bukan syarat mutlak, namun sebaiknya syarat ini dipenuhi saat membuat surat dinas. Syarat tersebut sebagai berikut.
1. Menggunakan bahasa resmi dalam penulisan isi surat dinas
Bahasa yang harus dipergunakan dalam surat dinas adalah bahasa baku, resmi yang sopan, dan mudah dimengerti.
2. Surat dibuat ringkas, padat, dan jelas
Surat ini sebaiknya dibuat dengan isi yang singkat, padat, jelas dan tidak bertele-tele.
3. Format dibuat sesuai standar resmi
Surat resmi yang harus dibuat dengan mengikuti format surat resmi dan formal yang berlaku.
4. Mencerminkan citra baik instansi
Surat yang dibuat oleh instansi tertentu harus memberikan atau mencerminkan citra baik yang sesuai dengan instansi tersebut.
Jenis-jenis surat dinas
Dalam membuat surat dinas pasti memiliki tujuan yang berbeda-beda sesuai dengan kepentingannya. Berikut beberapa jenis surat dinas.
1. Surat pemberitahuan
Untuk menyampaikan informasi kepada pihak atau lembaga lain, bisa mempergunakan surat pemberitahuan. Biasanya, jenis surat ini dikeluarkan oleh instansi pemerintah karena berkaitan dengan informasi terbaru maupun adanya kegiatan tertentu.
2. Surat undangan
Surat jenis ini biasanya dipergunakan untuk menyampaikan informasi suatu kegiatan yang mengundang pihak luar. Pihak penerima akan merasa terhormat dan ditunggu kehadirannya pada sebuah kegiatan dengan adanya surat undangan ini.
3. Surat panggilan kerja
Sesuai dengan namanya, surat panggilan kerja ditujukan untuk menginformasikan kelulusan karyawan yang diterima bekerja dalam tahapan tes penerimaan karyawan. Selain itu, surat ini mengundang calon karyawan untuk melakukan wawancara, ujian dan keperluan lain yang terkait dengan panggilan kerja.
4. Surat mutasi karyawan
Surat mutasi karyawan dikeluarkan saat karyawan mengalami mutasi dari suatu tempat atau posisi sebagai pemberitahuan untuk tempat lama ke tempat baru.
5. Surat perjalanan dinas
Surat ini dikeluarkan oleh suatu instansi atau lembaga kepada pejabat atau karyawan untuk melakukan perjalanan dinas sebagai bukti penugasannya di suatu tempat dari instansi ia bekerja. Biasanya, perjalanan dinas dilengkapi dengan fasilitas pembiayaan perjalanan, akomodasi serta fasilitas lainnya.
Struktur surat dinas
Surat dinas tentu memiliki struktur berbeda dibandingkan surat lainnya. Karena surat ini tergolong surat resmi, maka surat ini biasanya memiliki beberapa bagian yang harus tertera secara jelas. Di antaranya adalah:
1. Kop surat
Kop surat merupakan bagian awal dan teratas dari sebuah surat perdinasan. Fungsinya untuk menjelaskan dari mana instansi yang mengeluarkan surat tersebut. Biasanya kop surat terdiri dari logo instansi, nama instansi, alamat instansi, nomor telpon, dan email instansi.
2. Tanggal surat
Saat membuat suatu surat dinas, jangan lupa untuk selalu mencantumkan tanggal. Dengan adanya tanggal surat, akan memudahkan kita untuk mengingat kapan waktu surat ini dikeluarkan.
3. Nomor surat
Nomor surat dalam sebuah surat dinas adalah hal wajib bagi sebuah instansi yang mengeluarkan surat dinas. Adanya nomor surat akan memudahkan bagian administrasi dalam menyusun pengarsipan surat.
4. Perihal
Pada bagian perihal surat dinas menjelaskan secara singkat maksud dan tujuan dikeluarkannya surat dinas tersebut.
5. Alamat
Dalam surat perdinasan ini ada baiknya dicantumkan alamat penerima. Informasi alamat penerima ini akan berguna untuk orang yang mengirimkan surat dan menjadikan surat dinas lebih resmi.
6. Lampiran
Lampiran dalam surat dinas berisi tentang berkas atau informasi tambahan yang perlu disampaikan. Biasanya, adanya lampiran ini menjadi alat kelengkapan dalam surat dinas yang tidak termuat dalam surat utama.
7. Salam pembuka
Seperti halnya surat lainnya, surat dinas juga wajib menggunakan salam pembuka yang formil agar surat dinas terlihat lebih resmi.
8. Isi surat
Pada bagian isi surat sebaiknya menjelaskan secara detail, singkat dan padat mengenai maksud dan tujuan pembuatan surat. Sampaikan pokok permasalahan dan hindari tulisan yang bertele-tele dalam surat dinas.
9. Salam penutup
Jangan lupakan salam penutup sebagai bagian akhir surat. Penggunaan salam penutup ini merupakan bentuk rasa hormat dan sopan santun kepada penerima surat serta menunjukkan akhir dari surat.
10. Nama dan stempel
Yang tidak kalah penting adalah pencantuman nama pejabat yang berwenang mengeluarkan surat dan stempel instansi penerbit surat.
11. Tembusan
Tembusan dibuat apabila ada pihak lain yang perlu mendapatkan informasi mengenai surat dinas yang kita buat.
Contoh-contoh surat dinas yang dikeluarkan instansi pemerintahan, lembaga atau perusahaan swasta
Nah, untuk memudahkan dalam memahami dan mendapat gambarannya, simak contoh dari surat dinas berikut ini.
| PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA
DINAS PARIWISATA DAN KEBUDAYAAN Jl. Kuningan Barat No.2 Jakarta Selatan 12710 —————————————————————————————————————————- Jakarta, 13 September 2019 Nomor: 123/DPK/2019 Lampiran: – Perihal: Undangan Yth. Sdr. Faisal Syafii Maarif Jl. Merdeka no. 34 Jakarta Dengan hormat, Sehubungan dengan akan diselenggarakannya rapat internal, kami memohon saudara untuk hadir dalam rapat pada: Hari: Senin Tanggal: 30 September 2019 Tempat: Gedung Aula Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Jakarta Acara: Pembahasan kegiatan bersama agenda rutin Demikianlah surat undangan ini kami sampaikan serta kami mengharap segenap waktu luang saudara untuk menghadiri rapat terkait. Atas perhatian serta waktunya, dengan segala rasa hormat, kami sampaikan terimakasih. Hormat Kami, Kepala Dinas Pariwisata dan kebudayaan Sukamto |
Nah, sekarang sudah tahu dan paham fungsi hingga contoh surat dinas, bukan? Dengan demikian, tidak perlu bingung lagi bila sewaktu-waktu harus diminta membuat surat dinas. Semoga bermanfaat!
